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Elektronische Sammelakte erleichtert Arbeit

Stadt Neuwied

Standesamt: Rascher Zugriff auf große Dokumentensammlung

Die Digitalisierung schreitet mit großen Schritten voran - und macht natürlich vor Behörden nicht halt. Im Gegenteil: Gerade die Standesämter erleben momentan eine Fülle an Neuerungen. Maßgeblich daran beteiligt sind die Neuwieder.  

Wie umfassend die jüngsten Veränderungen in den Standesämtern des Landes waren, weiß kaum einer besser als Dirk Uhrig, der Leiter der Neuwieder Behörde. In den vergangenen Jahren erfolgte zunächst die Einführung der elektronischen Personenstandsregister, später die des  elektronischen Mitteilungswesens, anschließend wurden die Weichen für eine umfassende Digitalisierung der Arbeitsabläufe in den Standesämtern gestellt – und zwar mit dem Projekt „Elektronische Sammelakte“. Hierbei hat das Neuwieder Standesamt eine Pilotfunktion übernommen.   

Sieht aus wie eine moderne Bürolampe, doch es ist ein Scanner, unter den Dirk Uhrig, der Leiter des Neuwieder Standesamts, Dokumente legt, um sie „rechtssicher“ einzulesen. 

Welche Bedeutung hat die Sammelakte? Uhrig erklärt: „Das sind die Dokumente, die die Grundlage für das Beurkunden des Personenstands darstellen. Darunter fallen Geburts- und Sterbefallanzeigen, Vaterschaftsanerkennungen, Namenserklärungen, Hochzeiten, Scheidungen oder Nachweise über die Staatsangehörigkeit. Und die müssen wir laut Gesetz in besonderen Akten, eben den  Sammelakten, aufbewahren.“ Wegen ihrer besonderen Bedeutung als Basis jeglicher Art von Beurkundung genießen sie besonders hohen  Aufbewahrungsschutz. „Bei Verlust eines Registers müssen Standesbeamte in der Lage sein, es wiederherzustellen. Manche Akten müssen wir daher bis zu 110 Jahre aufbewahren“, berichtet Uhrig. Bislang in Papierform. Doch damit ist bald Schluss. Auch weil das Neuwieder Standesamt seit 2016 maßgeblich an der geplanten bundesweiten Einführung der elektronischen Sammelakte mitwirkt.

Uhrig erläutert, was es damit auf sich hat. „Die Innenminister aller Bundesländer haben die Rahmenbedingungen abgesteckt, damit die Sammelakte künftig ausschließlich elektronisch geführt werden kann. Dabei gilt es natürlich, datenschutzrechtliche und datensicherheitsrelevante Belange zu beachten. Das betrifft zum Beispiel das Scannen von Dokumenten. Die eingescannten Belege müssen mit einem Bestätigungsvermerk versehen werden, der in Verbindung mit einer elektronischen Signatur die Beweiskraft der elektronischen Sammelakte sicherstellt.“ Das ist vor allem bei gerichtlichen Auseinandersetzungen von Bedeutung. „Wegen den in den Sammelakten enthaltenen personenbezogenen


Daten besteht natürlich ein weitreichender Schutzbedarf“, hebt Uhrig hervor. „An  die elektronische Speicherung werden daher hohe Anforderungen gestellt.“ Den Schutz zu gewährleisten, war wiederum Aufgabe der mit dem Projekt betrauten Gesellschaft für Kommunikation und Wissenstransfer (KommWis) in Zusammenarbeit mit der Kommunalen Datenzentrale Mainz (KdZ).

Amtsleiter Uhrig sieht zahlreiche Vorteile im neuen System: „Generell wird unsere Arbeit erleichtert. Die langen Wege entlang kilometerlanger Aktenregale entfallen künftig, wir bekommen einen deutlich rascheren Zugriff auf alle relevanten Daten.“  Ein spezieller Scanner, an dessen Weiterentwicklung die Neuwieder beteiligt waren,  ermöglicht auch das Erfassen umfangreicher ausländischer Dokumente, die oft über Sondergrößen verfügen. Gerade mit dem Scannen habe man völliges Neuland betreten, führt Uhrig aus. Die Standesämter arbeiten nun nach einem  an den Vorgaben des Ministeriums ausgerichteten Neun-Punkte-Katalog für „rechtssicheres ersetzendes Scannen“, da die gescannten Unterlagen vor Gericht Beweiswert besitzen müssen. Denn Originale gibt es nicht mehr - sie werden nach dem Scannen vernichtet.

Die Neuerungen haben Auswirkungen auf die Arbeitsabläufe. Das rechtssichere  Scannen verlangt von den Standesbeamten weitreichende rechtliche Kenntnisse in Bezug auf Datenschutz, Datensicherheit und Beweissicherung Daher hat man den Fachverband der Standesbeamten für das Land Rheinland-Pfalz mit ins Boot geholt, in dessen Vorstand Uhrig sitzt. Der Neuwieder Amtsleiter hat einen rund 40-seitigen Leitfaden erstellt, in dem die Anforderungen des rechtssicheren Scannens für die elektronische Sammelakte minutiös aufgelistet sind. „Am Pilotprojekt so entscheidend beteiligt gewesen zu sein, war eine spannende Angelegenheit“, resümiert der Amtsleiter zufrieden.   

Welchen Aufwand musste die EDV-Abteilung der Stadtverwaltung leisten, bevor  Uhrig und die Standesamtsmitarbeiter das neue System nutzen konnten? Da kennt sich Gerhard Wingender aus: „Bei Pilotprojekten ist der Aufwand für die städtische EDV-Abteilung immer recht hoch. Aber die Zusammenarbeit mit dem Standesamt hat sich ausgesprochen gut gestaltet, und die Erfahrungen die wir gemacht haben, waren den Aufwand wert. Zudem sind wir es inzwischen gewohnt, dass unsere leistungsfähigen IT-Abteilung regelmäßig zu Pilotprojekten herangezogen wird“, betont der Leiter der EDV-Abteilung. Neue Dinge für alle Verwaltungen im Land auszuprobieren, sei immer eine sehr spannende Aufgabe. Und: „Die KommWis und das Mainzer Innenministerium haben uns als Kommune bestmöglich unterstützt.“

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