Was wirklich nötig ist, damit Gartenmarkt, Deichstadtfest und Co. reibungslos laufen – ein Blick hinter die Kulissen des Stadtmarketings
Foto: Franz-Josef Dehenn
Neuwied ist bekannt für vielfältige Märkte und Feste. Vom Festival rund um die Currywurst bis hin zu Gartenmarkt, Deichstadtfest und Knuspermarkt – das ganze Jahr über locken außergewöhnliche Veranstaltungen sowohl Einheimische als auch Gäste in die Deichstadt. Das Amt für Stadtmarketing veranstaltet praktisch in jedem Monat ein Fest, vor allem in Sommer noch mehr. Doch was viele nicht wissen: Hinter jeder Veranstaltung stecken monatelange Planung und die Arbeit des eingespielten Teams des städtischen Amtes für Stadtmarketing.  

Foto: Franz-Josef Dehenn

Planung und Sicherheit – ein komplexes Zusammenspiel
Je nach Veranstaltung beginnen die Planungen bis zu einem Jahr im Voraus.  Bei Großveranstaltungen, wie dem Deichstadtfest oder der Heddesdorfer Pfingstkirmes sind diese frühen Vorbereitungen unerlässlich. Auch bei Kulturveranstaltungen wie den Rommersdorf-Festspielen ist es notwendig, frühzeitig mit den hochkarätigen Künstlern zu verhandeln. Aber auch kleinere Veranstaltungen brauchen Vorlauf. „Eine Veranstaltung kann nicht spontan eine Woche vorher organisiert werden. Verträge und die logistische Planung müssen frühzeitig stehen, damit wir als Veranstalter Qualität und Sicherheit garantieren können“, betont Julia Kloos-Wieland, Leiterin des Stadtmarketings.
Das Wort Logistik ist tatsächlich sehr kurz, um den Umfang dahinter zu beschreiben. Gerade wenn es auf die Sommersaison zugeht, sind Dienstleister zur Unterstützung der Veranstaltungs-Infrastruktur heiß begehrt. Aufträge für Sanitäranlagen, Bühnen mit Technik und Sicherheitsdienst sollten frühzeitig vergeben sein. „Das ist besser für die Nerven und auf jeden Fall kosteneffizient“, macht Pascal Stoltze, Veranstaltungsmanager beim Amt für Stadtmarketing, deutlich.
Das Team koordiniert auch die Zusammenarbeit der internen und externen Partner. Ein besonderer Fokus liegt auf der Sicherheit. Jedes Event benötigt ein detailliert ausgearbeitetes Konzept, das mit Ordnungsamt, Polizei, Feuerwehr und Sanitätsdienst abgestimmt wird. Vor Ort erfolgen Begehungen, um mögliche Risiken zu erkennen und schnell auf unvorhersehbare Ereignisse reagieren zu können. Bei den unterschiedlichen Veranstaltungen, die stets andere Rahmenbedingungen mitbringen, kann man nur bedingt mit Blaupausen arbeiten. Dazu kommen gesetzliche Vorgaben, die natürlich eingehalten werden. „Das unter einen Hut zu bringen, ist nicht immer einfach. Aber bisher haben wir immer Lösungen gefunden“, sagt Nathalie Schneider, die den Veranstaltungsbereich beim Amt für Stadtmarketing koordiniert.
Trotz bester Vorbereitung kann nicht alles zu 100 Prozent geplant werden. Wetterumschwünge, kurzfristige Absagen oder technische Probleme gehören zu den Herausforderungen. „Da sind dann oft Improvisationstalent und spontane Lösungen gefragt.“, weiß Veranstaltungsmanagerin Melina Manns.

Foto: SImon Zimpfer

Gartenmarkt: Neue Fläche, gleiche Qualität
Auch bei bereits bewährten Veranstaltungen sind manchmal Anpassungen notwendig. Baustellen und langfristige Stadtentwicklungsprojekte erfordern frühzeitige Umplanungen, um mögliche Einschränkungen zu vermeiden – so auch beim diesjährigen Gartenmarkt. Aufgrund der geplanten Umbaumaßnahmen auf dem Luisenplatz hat das Stadtmarketing-Team die Fläche angepasst. An den Angeboten ändert das allerdings nichts. Die Produktauswahl bleibt in gleicher Güte erhalten, während gleichzeitig eine reibungslose Durchführung sichergestellt ist. „Es war uns sehr wichtig, dass wir keine Qualitätseinbußen mit der neuen räumlichen Ordnung haben“, sagt Veranstaltungsmanagerin Fabienne Mies.
Gleichzeitig ist der Gartenmarkt für das Amt für Stadtmarketing ein guter Testlauf für die größte Veranstaltung im Jahr: das Deichstadtfest. Doch auch hier kann man die Planung nicht eins zu eins übernehmen. So steht bei Märkten nur eine kurze Aufbauphase von wenigen Stunden zur Verfügung, da die meisten Beschicker erst morgens anreisen. Das bedeutet, dass sich in den frühen Morgenstunden auf der jeweiligen Fläche eine große Anzahl an Personal tummelt, die einen reibungslosen Aufbau erwartet. Im Gegensatz dazu erfordert das Deichstadtfest eine Aufbauzeit von bis zu zehn Tagen. „Trotzdem werden wir von den Erfahrungen des Gartenmarktes auch beim Deichstadtfest profitieren.“, sagt Amtsleitung Julia Kloos-Wieland.

Foto: Schöneberg

Ein erfahrenes Team mit Herzblut
Hinter den Veranstaltungen stehen engagierte Fachkräfte, die mit Leidenschaft und Fachwissen für die Organisation und Durchführung zuständig sind. Die Qualität und der reibungslose Ablauf der Neuwieder Feste sind dabei kein Zufall – sie basieren auf fundierter Ausbildung und Erfahrung. Im Amt für Stadtmarketing werden gezielt Veranstaltungskaufleute ausgebildet, die von Beginn an mit den Abläufen bestens vertraut sind und ihr Wissen direkt in der Planung und Umsetzung einsetzen können. Wer sich für die Ausbildung zum Veranstaltungskaufmann oder -frau entscheidet, dem muss klar sein, dass die Umsetzung einer Veranstaltung nur der kleinste Teil ist. Die Vorbereitung ist der aufwendige Part und man sitzt mehr im Büro als so mancher denkt. Ebenso sind die Arbeitszeiten den Zielgruppen der Veranstaltungen angepasst. Wochenenddienste und lange Abende sind in Kauf zu nehmen. „Ein großes Maß an zeitlicher Flexibilität ist also Grundvoraussetzung bei der Wahl für diesen Ausbildungsberuf“, sagt Mathias Kleine, ebenfalls Veranstaltungsmanager beim Amt für Stadtmarketing. „Aber wem Team-Arbeit Spaß macht, ist an richtiger Stelle.“

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